什么是实用的体系？

体系到底有没有用？ 这个问题停留在好多人的心里， 有高层， 有员工， 甚至有质量部。曾经，在一个资深质量经理口中听到“我觉得体系就没用”， 这句话对一个体系人来说，无疑是悲哀的。

其实，如果只是为了拿到认证证书，按标准要求建立一个与实际运行不一致的体系，从开始就注定了这个体系的两张皮的属性，这样的体系肯定是无用的。一个“买”来的体系，谁会去在意它、呵护他？没用是必然的。

那么，今天就来谈谈体系的实用性。

任何一个体系， 都起码来自于2个要求。

01法规、标准要求

在法治社会开门做生意， 守法是一个底线， 虽然总有人铤而走险， 但这种非常规的路线不在今天的讨论范围内。

02企业自身的要求

如果世界500强等优秀企业， 如果是以追求改进为战略的企业， 如果是人员流动特别大的企业， 那么文件就应该越写越饱满， 来满足日益进步的需求。 如果企业只想拿个证书， 对公司的管理水平和产品质量没有什么大的想法， 那么文件就应该写的很底线，仅满足上面一条的要求即可。

那么问题来了，如果构建一个好的体系?

答案是两个字——“实用”。

一个不实用的体系要求， 或许由于短时间高层的高压，大家迫于无奈边骂边做， 但是一旦管理松散了，就一定会有人开始不做， 最终也许会变成没人在用。 发现这类问题之后， 我们除了追求公司的执行力之外， 还要深究是否这个要求本身提的有问题，或者说提的方式有问题。

01同理性

每次体系要推动一项新的要求时， 最好把这个充分的理由以及可能带来的好处和相关部门沟通清晰， 只有让大家感觉都坐在一艘船上了， 他们才会从心里接受， 从而回去和部门的人宣导要做这件事。

02灵活性

这个要求是对体系从业人员提出的， 很多体系人员做的太死， 看到一个新要求， 心里就想“这个简单， 我来写个新文件， 做个新表单， 让他们填去。” 如果体系真的这么做， 那么就太失人心了。 这个灵活最大的前提是体系人要对标准很熟，敢于在现有的文件里加要求， 尽量以不要增加太多工作量为前提。让他们在做原有方法的时候，顺带做一下这个新要求， 这样大家的可接受程度就会相对高很多。 而且能明白你的出发点是真心为他们着想的。

03电子化

在信息化的今天， 电子系统的大规模使用是一种趋势， 也是公司控制水平上档次的一种标杆。 当然， 这个需要考虑公司的资金和规模。

04标准化

在解决问题后， 把纠正措施乃至预防措施尽可能多的成文， 用白纸黑字来起到约束的作用， 避免了换一个老板之后对前任答应的事情完全不认账的事件发生。

05服务性

不管体系建立的目标是什么， 任何体系都是为人和产品服务的， 所以这就要求体系具备很强的能服务他人的功能， 所以我们做体系的，不光要去看这个要求是否是合理的， 而且也要看我们这个要求提出是否不方便大家去操作和理解，能否换一种更合适的方式。 这个时候， 体系部就要成为一个客服的角色，了解大家的需求， 来提高体系的有效性和效率。

体系人每天的工作， 在我看来就是一个不断“找漏洞， 补漏洞”的过程。 这个找和补两个动作缺一不可。要有勇于接受别人意见的胸怀， 广开言路， 博采众长。 没有完美的体系， 但是我们可以做到今天比昨天好， 体系改进的程度的多少就是体系人真正的KPI，至少有朝一日， 让公司的其他部门感觉体系部不是可有可无时， 那么你已经迈入了成功的第一步。   

优秀的体系人不是每天坐在办公室， 把新的标准和文件要求发给公司内部， 而是要跳出文本，要真正深入到每个过程， 加入团队一起改进， 甘做公司的“万金油”， 来协调不同部门的中间地带发生的问题。 所以， 一个好的体系人从人本身的素质来说， 今后可以胜任很多工作， 因为她有大局观且细心， 善于沟通且悟性高， 热爱阅读且文本能力强， 所以体系人， 不用妄自菲薄你的工作， 这些基本功你都打好了，只要好好学， 好好做， 你一定会成为很优秀的人才。

编辑：foodqm